بر خلاف تصور خیلی از کسانی که تا کنون حتی تجربه حضور و رهبری گفتگو در جمع های کوچک را ندارند، درک مصائب یک سخنران در مدیریت و تعدیل مباحث ساده نیست. شروع گفتگو و متکلم وحده شدن فراتر از این است که که بخواهیم چند نفر را داخل اتاق یا آمفی تئاتر بیاوریم، چوب جادویی خود را تکان دهیم، وِرد “حالا گفتگو شروع می شود” را بخوانیم و منتظر تعامل مثال نزدنی افراد دور و اطرافمان باشیم! نقش سخنران یا گوینده در مدیریت بحث در گفتگوها، نقشی پیچیده است که به چالاکی و طراوت ذهن، روحیه ای آماده و درایت او بستگی دارد.

به نظر شما یک گوینده چه طور می تواند فن بیان خود را در مسیر بهره وری بیشتر کنترل کند و یک روند ثابت داشته باشد؟ فکر می کنید ثابت قدم بودن در سخنرانی، حرکت روی خطی که استانداردهای ما برایمان مشخص کرده اند و احتیاط بابت عدم تجاوز از آن ها به چه اصول یا مبانی نیاز دارد؟

اگرچه تمام سخنوران حرفه ای، اصول و روش های خلاقانه خود را برای مدیریت بحث در گفتگوها دارند اما بد نیست این بار هم برای کسب تجربه بیشتر نگاهی به ابتدایی ترین اصول مدیریت بحث در سخنرانی ها داشته باشیم.

اصول و مبانی مدیریت بحث در گفتگوها

هر گفتگو یا مباحثه ای با گفتگو دیگر متفاوت است. اولین تمرین برای مدیریت بهتر جریان صحبت ها، تطابق و سازگار کردن خود ما با شرایط و موقعیت های مختلفی است که به واسطه گفتگوها در آن قرار می گیریم. با این حال هنوز هم مبانی دیگری وجود دارند که باید با نگاهی بی طرفانه و به عنوان یک گوینده هوشمند بدان توجه کرد:

استفاده از ابزارهایی که به ارتقا بحث کمک می کنند

متداول ترین ابزارهایی که می توان در سخنرانی ها از آن ها بهره گرفت نوت های یادداشت کوچک، تخته سفید وایت بردی که قابلیت پاک کردن داشته باشد، اسلایدها و پوسترهای قدی بزرگ است. با این حال برخی از این ابزارها کلیدی تر هستند و به ارتقا بحث کمک می کنند.

هر نوع ابزاری را که فکر می کنید ممکن است به پیشبرد بحث کمک کند به همراه داشته باشید. مثلا اگر فکر می کنید در گفتگو شما در ارتباط با تازه ترین تحولات سیاسی منطقه، اسناد منتشر شده در روزنامه X به متقاعد سازی مخاطبان هنگام سخنرانی بیشتر کمک می کند آن سند را به همراه داشته باشید و با مدرک حرف بزنید. یا اگر در یک گفتگو علمی به سر می برید و هدف شما رونمایی از تازه ترین دستاوردهای علم مهندسی است بد نیست ماکت هایی را به همراه داشته باشید و همه چیز را به صورت عملی به مخاطبان نشان دهید.

برای بازدهی بیشتر همیشه در برابر ارائه اسلاید به صورت پشت سر هم و یکنواخت مقاومت کنید. هر چند که اسلایدها کمک کار سخنران برای توضیحات بهتر هستند و در اندازه های بزرگ به نمایش درمی آیند اما به مخاطب این حس را القا می کند که شما عملا حرفی برای گفتن ندارید!

واگرایی، همگرایی و سپس تکرار در صورت لزوم

جایگاه واگرایی در مدیریت بحث ابتدا گفتگو است و در مقابل آن همگرایی در پایان بحث رخ می دهد. در این بین در صورت لزوم از تکرار استفاده می کنیم و چه بهتر اگر با استفاده از مفاهیمی چون اپیستروف در فن بیان روی کلیدواژه ها تاکید بیشتری اعمال نماییم.

با این حال یک اشتباه بزرگ بین همه سخنرانان متداول شده و آن همگرایی زودبه هنگام بحث است. این همگرایی همان جمع بندی مختصری است که در پایان بحث و به صورت ناگهانی انجام می شود. از عواقب آن، حس سرخوردگی و ناامیدی مخاطب برای بیان ایده های تازه و شرکت داده شدن آن ها در بحث است؛ طوری که به شنونده القا می شود اگر بخواهد ایده یا طرحی را در میان بگذارد به زودی مابین تعجیل شما برای همگرایی بحث گم می شود!
پیشنهاد ما شروع سخنرانی با طوفان مغزی است. طوفانی که از همان ابتدا باعث سرازیر شده جریان ایده های تازه به بحث شود. این روش باعث واگرایی بحث و در عین حال تشریق افراد برای مشارکت بیشتر خواهد شد. در این باره حتما سبک های مختلف سخنرانی را شناخته و از استایل مناسب برای ارتباط بهتر با مخاطب استفاده کنید.

بیان مجدد وجمع بندی نهایی در انتها بحث

ارائه یک خلاصه کوتاه یا جمع بندی در پایان یکی از مهم ترین تکنیک ها در مدیریت بحث است که به مخاطب دستاوردهای یک گفتگو را یادآوری می کند. مطمئن شوید که این جمع بندی در انتها تمام ایده های به اشتراک گذاشته را منعکس سازد و صرفا یک شعار برای تبلیغات اسم و رسم یا برند خودتان نباشد.

جمع بندی به نسبت طولانی یا کوتاه بودن گفتگو متفاوت است. در گفتگو یا سخنرانی های کوتاهی که بین نیم تا یک ساعت طول می کشند، ۱۰ دقیقه آخر بهترین زمان برای جمع بندی است. اما با طولانی تر شدن گفتگو، مثلا گفتگوهایی که گاهی یک روز کامل یا چند روز به درازا می کشند هر ۶۰ تا ۹۰ دقیقه یک بار خلاصه ای از مطالب بیان شده را مرور کنید.
در مباحث روشنفکر و کنجکاو برخورد کنید!

با هوشیاری تمام، نسبت به شنیدن نظرات دیگران اشتیاق نشان دهید و آن قدر روشنفکر باشید که بتوانید با کمی انعطاف، نگرش خود را با شنیدن نظرات دیگران نسبت به یک موضوع عوض کنید. وقتی که با یک ایده تازه و ابتدایی رو به رو می شوید، فارغ از خام یا بچگانه بودن آن سعی کنید واقع گرایانه بدان نگاه کنید.

یکی از نشانه های یک رهبر ضعیف در مدیریت بحث در گفتگوها، تلاش بی صبرانه و تمام ناشدنی او برای متقاعد کردن تک تک افراد جهت پذیرش دیدگاه او است. شما که از این دست افراد نیستید؟

اجماع تشکیل دهید

همزمان که نبض گفتگو می زند و همه چیز در جریان است، احساسات تک تک افراد می تواند تحت تاثیر گفتگو قلیان کند. اگر در این بین به خوبی شفاف سازی نکنید ممکن است حس مجادله جویی افراد تحریک شود و علیه هم سنگر بگیرند! به همین منظور از این که از یک فرد یا یک عقیده خاص حمایت کنید خودداری کرده و جهت گفتگو یک زمینه مشترک را انتخاب نمایید تا به اجماع برسید.

مراقب زبان منفی باشید

به عنوان کسی که مدیریت بحث را بر عهده دارد شما نقش پررنگی در تغییر و شکل گیری جو فضای گفتگو دارید. بنابراین هر کلمه یا جمله ای که انتخاب می کنید سریعا نظیر یک بیماری مسری شیوع می یابد و دیگران از تراوش آن، تاثیر می پذیرند.

احساسات مثبت را نظیر شادی، کنجکاوی، خوش بینی و محبت را به نمایش بگذارید و کسالت، ملالت، خشم و حساسیت های منفی خود را به عنوان زبان منفی که ممکن است روی بقیه نیز اثر بگذارد حداقل برای مدتی کوتاه کنار بگذارید!

مدیریت بحث را در زمان مناسب واگذار کنید!

در گفتگو موقعیت هایی به وجود می آید که ممکن است حس کنید فرد دیگری با توجه به دانسته هایش در زمینه به خصوصی، می تواند حداقل برای چند دقیقه مدیریت بحث را بر عهده گیرد. اگر تا کنون به هر دلیلی از استحقاق دیگران برای مدیریت و رهبری بحث چشم پوشی می کردید از هم اکنون اگر در موقعیت مشابه قرار گرفتید با کمال میل این مسئولیت را به فرد شایسته در گروه واگذار نمایید!

منبع : دانشگاه زندگی